Offre d'emploi

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Titre d'emploi :
Technicien(ne) en administration (francisation, Centre linguistique et projets spéciaux)
Numéro de référence :
C-20-11-5881
Catégorie d'emploi  :
Soutien administratif
Direction :
Direction de la formation continue et aux entreprises
Service :
Sans objet
Nom du supérieur immédiat :
Anne-Sophie Jullien
Entrée en fonction prévue :
Un cégep ouvert d'esprit
Le cégep du Vieux Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature.
Description :
NATURE DE L'EMPLOI
Sous la responsabilité de la coordonnatrice de la Direction de la formation continue et aux entreprises, la personne de cette classe d’emploi effectue divers travaux techniques à caractère administratif reliés aux activités de francisation (temps plein et temps partiel spécialisé), aux cours de langues (Centre linguistique) et aux projets spéciaux selon des méthodes et des procédures de nature complexe.

Dans son travail, elle planifie, organise et s’assure de la bonne exécution du travail du personnel de soutien et prête assistance aux personnes usagères du service. Elle travaille en étroite collaboration avec les conseillers pédagogiques dédiés à la francisation, au Centre linguistique et aux projets spéciaux.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
CONFECTION DES HORAIRES ET LOGISTIQUE DES COURS
• Gère et administre les opérations techniques liées à la confection d'horaires et à la logistique pour l'ensemble des activités de francisation (à temps plein et à temps partiel spécialisé) et du Centre linguistique ;
• Agit à titre d’intermédiaire entre le Bureau du registraire du MIFI (ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration) et le Cégep pour l’ensemble des opérations liées aux horaires, locaux, inscriptions, etc. ;
• Coordonne les opérations d’entrée de données dans l’Extranet du MIFI (suivis des cours-groupe, abandons, annulations et résultats, arrangements, locaux, etc.) ;
• S’assure de la gestion optimale des réservations de locaux en tenant compte des exigences du MIFI, du Centre linguistique et des ressources matérielles disponibles.

REGISTRARIAT
• Assure l'application des processus du MIFI et ce, dans le respect des échéanciers et du calendrier des opérations prévues par ce dernier, pour la francisation à temps plein et à temps partiel spécialisé ;
• Est responsable du système de gestion des inscriptions ainsi que de la gestion des dossiers étudiants dans MIA pour la francisation, le Centre linguistique et les bases de données du service ;
• Effectue le suivi administratif des étudiants (présences, absences, abandons, mises à jour des informations personnelles) pour la francisation et le Centre linguistique selon les processus établis ;
• Contribue à l’élaboration de différents formulaires d’admission, d’inscription et d’évaluation ;
• Participe en étroite collaboration avec le MIFI aux calculs relatifs à l'allocation (frais de transport, frais de garde, etc.) des étudiants de francisation ;
• Est responsable de la vérification informatique de toutes les données nécessaires à la bonne marche des opérations (rapports, listes de présences, etc.) ;
• Procède à la validation des données nécessaire aux rapports annuels et ponctuels et participe à leur rédaction ;
• Effectue la vérification, la correction et la préparation de divers documents (ex: Gantt, rapports statistiques, chiffriers, calendriers, etc.) et fichiers en support aux conseillers pédagogiques ;
• Voit aux relations avec les autres unités administratives du Cégep (Service de l’organisation scolaire, Ressources matérielles et informatiques) et les organismes externes, notamment le MIFI ;
• Est responsable, en collaboration avec les agents de soutien administratif, de l’accueil et de la diffusion auprès des étudiants de l'information envoyée par le CVM et le MIFI ;
• Est responsable, en collaboration avec les agents de soutien administratif, de l’accueil des nouveaux enseignants (clés, accès informatiques et codes d’impression) ;
• Émet des bulletins et attestations pour les cours du Centre linguistique.

POUR TOUS LES VOLETS
• Coordonne le travail du personnel de soutien impliqué dans le recrutement, la promotion et la diffusion des cours de langues ;
• Voit au maintien de la qualité du service à la clientèle pour l’ensemble des opérations liées à la francisation et au Centre linguistique ;
• Agit comme support principal auprès des conseillers pédagogiques dédiés à la francisation, au Centre linguistique et aux projets spéciaux et assure un soutien administratif auprès de la Direction de la formation continue et aux entreprises ;
• Collabore à la mise à jour du calendrier des opérations ;
• Produit, tient à jour et voit à l’amélioration continue des procédures, processus et formulaires relatifs à ses dossiers ;
• Produit des tableaux statistiques pour chacun des dossiers ;
• Participe aux opérations courantes, selon les besoins et les priorités du Service ;
• Initie, au besoin, le nouveau personnel et accomplit toute autre tâche connexe.

QUALIFICATIONS REQUISES
Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration avec champ de spécialisation approprié ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

EXIGENCES PARTICULIÈRES
• Connaître les logiciels de la suite Office de Microsoft (Word, Excel, Outlook, etc.) ;
• Connaissance particulière de Microsoft Access (un atout) ;
• Connaissances de la plateforme Moodle et Teams (un atout) ;
• Connaissances des opérations techniques en organisation scolaire ;
• Capacité à travailler avec des échéances serrées et une bonne part d’inconnu;
• Capacité à travailler en équipe;
• Maîtrise de la langue française parlée et écrite et connaissance suffisante de l’anglais pour communiquer oralement avec la clientèle.

Tests requis :
Le Collège se réserve le droit de faire passer un test écrit de français ainsi qu’un test écrit de connaissances techniques en administration aux personnes candidates.
Statut de l'emploi :
Régulier temps complet
Durée de l'emploi prévue :
Lieu de travail :
Formation aux entreprises, 2040, avenue Hôtel-de-Ville, Montréal, H2X 3B2
Horaire de travail :
les lundis et mercredis de 10 h à 18 h et les mardis, jeudis et vendredis de 9 h à 17 h
Date début de l'affichage :
2020-11-12
Date et heure de fin de l'affichage externe :
2020-11-25 19:00
Échelle salariale :
22,23 $ à 29,05 $
Nom du titulaire :
Nom du prédécesseur :
David Dorez
Remarques :
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.
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