Offre d'emploi

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Titre d'emploi :
Agent(e) de soutien administratif classe I
Numéro de référence :
C-21-06-5942
Catégorie d'emploi  :
Soutien administratif
Direction :
Direction des services aux étudiants
Service :
Vie étudiante et services d'aide
Nom du supérieur immédiat :
Marie-Christine Buisson
Entrée en fonction prévue :
2021-08-02
Un cégep ouvert d'esprit
Le cégep du Vieux Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature.
Description :
NATURE DU TRAVAIL
Sous la responsabilité du coordonnateur à la vie étudiante, la personne de cette classe d’emploi fait partie de l’équipe de soutien administratif des Services aux étudiants. Plus particulièrement, elle s’assure de l’accueil des étudiants et de l’information à transmettre. Elle assiste les professionnels du service ainsi que le coordonnateur dans l’exécution des tâches de secrétariat reliées au déroulement des activités courantes. Elle effectue aussi différents travaux d’ordre administratif de nature relativement complexe selon des méthodes et des procédures établies, notamment en ce qui a trait à l’aide financière aux étudiants.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
• Accueille les clients, répond aux appels et au courriel et pose un diagnostic des problèmes rapportés par les usagers.
• Accueille les élèves et le personnel, reçoit les appels et transmet les informations pertinentes.
• Effectue des communications téléphoniques et donne des renseignements d’ordre général.
• Recherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance ou dans des rapports.
• Classe et repère des documents selon les méthodes établies.
• Dépouille, achemine et envoie de la correspondance.
• Assure la diffusion de la documentation.
• Soutient la logistique des activités et des événements.
• Dactylographie et photocopie tout genre de textes.
• Distribue les formulaires et les équipements reliés aux différents programmes et projets, et en tient l’inventaire.
• Compile les statistiques des différentes activités et tient à jour le classement des dossiers.
• Utilise les appareils informatiques ainsi que les appareils de bureau d’usage courant.
• Gère les agendas du personnel de la coordination et confirme les rendez-vous.
• Organise matériellement les réunions des personnes qu’elle assiste, convoque les personnes participantes et prépare les dossiers nécessaires.
• Prépare les réquisitions d’achats, les factures, les bons de commande, et les contrats.
• Effectue des travaux de polycopie, de photocopie et de reprographie.
• Effectue la saisie de données pour les réclamations de temps, les avis d’absence, les choix de vacances, etc.
• Fait la promotion, auprès des étudiants, de l’utilisation et de la consultation des rubriques informationnelles et transactionnelles du site Internet de l’AFE dont la demande d’aide financière Internet.
• Prépare et remet les certificats de garantie et les chèques de bourses.
• Met à jour la banque de logements et transmet par courriel la liste des logements disponibles.
• Accomplit, au besoin, toute autre tâche connexe.

QUALIFICATIONS REQUISES
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir une (1) année d'expérience pertinente.

EXIGENCES PARTICULIÈRES
• Connaît une méthode de prise de note et de traitement de texte ainsi que la disposition des textes;
• Connaît suffisamment les méthodes et les usages propres à la tenue d’un secrétariat;
• Possède une très bonne connaissance du français écrit et parlé;
• Connaît les logiciels de la suite Office de Microsoft (Word, Excel avancé, Outlook, ACCESS, PowerPoint etc.);
• Connaît les logiciels suivants (un atout) : EXTRAFE, SRAM, CLARA, OMNIVOX, MIA, OMNIMED.

Tests requis :
Le Collège se réserve le droit de faire passer un test de français et un test de connaissances aux personnes candidates.
Statut de l'emploi :
Remplacement temps complet
Durée de l'emploi prévue :
Indéterminée ou jusqu’au retour de la titulaire
Lieu de travail :
Cégep du Vieux Montréal, 255, rue Ontario Est, Montréal, H2X 1X6
Horaire de travail :
Du lundi au vendredi de 9 h à 17 h
Date début de l'affichage :
2021-06-10
Date et heure de fin de l'affichage externe :
2021-06-16 17:00
Échelle salariale :
de 20,76 $ à 23,22 $
Nom du titulaire :
Marie-Ève Fortier
Nom du prédécesseur :
Remarques :
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.
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